مقدمه

با گسترش تحول دیجیتال در ساختار مالی و اقتصادی کشور، ارسال صورتحساب الکترونیکی به یکی از مهم‌ترین وظایف کسب‌وکارها تبدیل شده است. سامانه مودیان، که توسط سازمان امور مالیاتی ایران راه‌اندازی شده، بستری شفاف برای رصد تراکنش‌های مالی در زمان واقعی فراهم کرده و نقش مهمی در هوشمندسازی نظام مالیاتی ایفا می‌کند. ارسال این صورتحساب‌ها باید از طریق نرم‌افزارهایی انجام شود که به این سامانه متصل باشند، و نرم‌افزار دژاوو یکی از ابزارهای پرکاربرد برای این هدف است.

در این مقاله به زبان ساده و دقیق، مراحل کامل ارسال صورتحساب به سامانه مودیان از طریق نرم‌افزار دژاوو را بررسی می‌کنیم. از نحوه ثبت‌نام در سایت جیکا برای دریافت گواهی امضای الکترونیکی گرفته تا معرفی کالا، ثبت فاکتور و نحوه ارسال آن‌ها با توکن سخت‌افزاری یا فایل CSR. اگر شما هم درگیر فرآیند ارسال فاکتور به سامانه مودیان هستید، تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید تا نه‌تنها تمامی نکات را بیاموزید، بلکه از خطاهای احتمالی نیز جلوگیری کنید.

۱. معرفی سامانه مودیان

سامانه مودیان مالیاتی یک بستر الکترونیکی تحت نظارت سازمان امور مالیاتی کشور است که هدف اصلی آن ایجاد شفافیت مالی، مقابله با فرار مالیاتی، و یکپارچه‌سازی اطلاعات تراکنش‌های اقتصادی در سطح کشور می‌باشد. بر اساس قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول، موظف هستند صورتحساب‌های فروش خود را از طریق این سامانه ارسال و ثبت نمایند.

با راه‌اندازی این سامانه، دیگر نیازی به ارسال گزارش‌های دستی و سنتی نیست. این سامانه به‌طور هوشمند صورتحساب‌ها را پردازش، صحت‌سنجی و نگهداری می‌کند و اطلاعات آن‌ها در دسترس مراجع ذی‌ربط قرار می‌گیرد. مهم‌ترین نکته در ارسال صورتحساب‌ها، ثبت دقیق اطلاعات فروش و استفاده از گواهی امضای الکترونیکی جهت صحت و اعتبار فاکتورهاست.

این سامانه به گونه‌ای طراحی شده که بتواند به صورت یکپارچه، اطلاعات فاکتورهای فروش را از نرم‌افزارهای فروشگاهی دریافت کرده و پس از بررسی، شماره مالیاتی اختصاص دهد. بنابراین، استفاده از نرم‌افزارهای مورد تأیید همچون دژاوو برای اتصال به سامانه، اجباری است.

۲. نرم‌افزار دژاوو و کاربرد آن

نرم‌افزار دژاوو یکی از نرم‌افزارهای رسمی و معتبر است که به‌طور کامل با سامانه مودیان همگام‌سازی شده و قابلیت ارسال فاکتورهای فروش به‌صورت الکترونیکی را فراهم می‌سازد. این نرم‌افزار نه‌تنها ارسال فاکتور به سامانه را ساده می‌کند، بلکه قابلیت‌هایی نظیر تعریف کالا و خدمات، ثبت طرف حساب، مدیریت تنظیمات مالی، ثبت فاکتور فروش و اصلاحات بعدی را نیز دارد.

دژاوو به کاربران این امکان را می‌دهد که با استفاده از توکن سخت‌افزاری یا فایل امضای دیجیتال، فاکتورهای خود را با امنیت کامل و صحت داده بالا به سامانه مودیان ارسال کنند. همچنین این نرم‌افزار محیط کاربری بسیار ساده و فارسی‌سازی‌شده‌ای دارد که آن را برای کاربرانی با دانش فنی متوسط نیز قابل استفاده کرده است.

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های دژاوو، مدیریت عملیات مالی صورتحساب است. کاربر می‌تواند انواع فاکتورهای فروش، ابطالی، اصلاحی و برگشت از فروش را ثبت کرده و با تطبیق تنظیمات، آن‌ها را برای سامانه ارسال نماید. همچنین گزارش‌گیری پیشرفته و قابلیت بررسی ارورهای سامانه از دیگر مزایای این نرم‌افزار است.

۳. روش‌های ارسال صورتحساب در دژاوو

در نرم‌افزار دژاوو دو روش اصلی برای ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان وجود دارد که بسته به شرایط و امکانات مودی، یکی از آن‌ها انتخاب می‌شود:

الف) ارسال با استفاده از توکن سخت‌افزاری

در این روش، توکن به‌صورت یک قطعه فیزیکی (شبیه فلش) به رایانه وصل می‌شود و با وارد کردن رمز عبور و لاگین به توکن، امضای الکترونیکی بر روی فاکتورها انجام می‌گیرد. این روش دارای امنیت بالاتری است و بیشتر مناسب شرکت‌هایی است که حجم فاکتورهای بالایی دارند.

ب) ارسال از طریق فایل CSR (گواهی امضا)

در این روش، کاربر ابتدا فایل گواهی امضای الکترونیکی (فایل CSR و کلید خصوصی) را از سامانه جیکا دریافت می‌کند و سپس آن را در تنظیمات نرم‌افزار بارگذاری می‌نماید. این روش برای کاربران فاقد توکن فیزیکی گزینه‌ای مناسب است.

هر دو روش ذکر شده باید با دقت انجام شود، چراکه اطلاعات ناقص یا اشتباه در مرحله ارسال، باعث رد فاکتور یا اخطار از سمت سامانه مودیان می‌شود. همچنین، توصیه می‌شود همیشه تنظیمات روش ارسال را در نرم‌افزار بررسی کرده و از صحت آن اطمینان حاصل نمایید.

۴. ثبت‌نام در سایت جیکا و دریافت گواهی الکترونیکی

برای استفاده از هر دو روش ارسال فاکتور، ابتدا باید گواهی امضای دیجیتال از طریق مرکز صدور گواهی الکترونیکی کشور (سایت جیکا به نشانی www.gica.ir) دریافت شود. مراحل انجام کار به شرح زیر است:

1. ورود به سایت جیکا و انتخاب گزینه صدور گواهی امضای دیجیتال.

2. تکمیل اطلاعات شناسایی شرکت یا شخص.

3. پرداخت تعرفه خدمات.

4. دریافت کد رهگیری.

5. مراجعه به دفاتر پیشخوان منتخب جهت احراز هویت و دریافت توکن یا فایل گواهی.

بعد از دریافت گواهی، کاربر می‌تواند آن را در نرم‌افزار دژاوو بارگذاری کرده و از آن برای امضای فاکتورهای الکترونیکی استفاده کند. گواهی‌های صادر شده دارای مدت اعتبار مشخصی هستند و پس از آن باید تمدید شوند. همچنین برای دریافت یا تمدید گواهی، برخی مدارک نظیر کد اقتصادی، شناسه ملی، شماره ثبت و کارت ملی مدیرعامل الزامی است.

۵. تنظیمات اولیه نرم‌افزار دژاوو برای ارسال

پس از دریافت گواهی و ورود به نرم‌افزار دژاوو، ابتدا باید تنظیمات اولیه را جهت فعال‌سازی ارسال صورتحساب انجام داد:

• اتصال توکن سخت‌افزاری به سیستم و ورود رمز آن.

• ورود به بخش تنظیمات مدیریتی نرم‌افزار.

• انتخاب روش ارسال صورتحساب (توکن یا فایل CSR).

• وارد کردن اطلاعات شناسایی شرکت مانند کد اقتصادی، شناسه ملی، کد شعبه.

• فعال‌سازی شناسه یکتای حافظه مالیاتی از طریق سایت sandbox.tax.gov.ir و وارد کردن آن در تنظیمات.

• بارگذاری فایل‌های امضای الکترونیکی در مسیر مربوطه داخل نرم‌افزار.

تمامی این تنظیمات باید با دقت انجام شود. به‌ویژه کد اقتصادی فروشنده، شناسه ملی و کد شعبه باید مطابق با اطلاعات ثبت‌شده در سامانه مودیان باشد، در غیر این‌صورت فاکتورها دچار خطا خواهند شد. همچنین فعال‌سازی شناسه یکتا یکی از الزامات اصلی برای ارسال فاکتورهای معتبر است.

۶. تعریف طرف حساب در نرم‌افزار دژاوو

یکی از مهم‌ترین مراحل پیش از ارسال صورتحساب، ثبت دقیق اطلاعات طرف حساب است. در نرم‌افزار دژاوو، شما باید برای هر مشتری که قرار است برایش فاکتور صادر شود، یک پروفایل تعریف کنید. این بخش در منوی «طرف حساب» در دسترس است و شامل اطلاعات شناسایی مشتری می‌شود که بسته به نوع مشتری باید فیلدهای خاصی را پر کنید:

انواع ماهیت طرف حساب و اطلاعات مورد نیاز:

• شخص حقیقی: باید کد ملی و کد پستی طرف حساب به‌صورت دقیق وارد شود. این اطلاعات برای پذیرش فاکتور توسط سامانه الزامی است.

• شخص حقوقی: باید کد اقتصادی و شناسه ملی شرکت به‌صورت کامل وارد گردد. توجه داشته باشید که استفاده از کد اقتصادی قدیمی مجاز نیست و باید از کد جدید استفاده شود.

• مشارکت مدنی: نیاز به وارد کردن هم‌زمان شناسه ملی، کد ملی و کد اقتصادی دارد. این سه فیلد در حالت مشارکت مدنی ضروری است.

• اتباع غیر ایرانی: اگر مشتری شما تبعه خارجی است، باید کد فراگیر اشخاص حقیقی یا حقوقی را وارد نمایید. در صورت نبود، شماره گذرنامه قابل‌قبول است.

• دارای چندین پرونده مالیاتی: در این حالت، کد شعبه نیز الزامی است و باید به‌دقت در بخش مخصوص وارد گردد.

در صورت پر نکردن هر یک از این فیلدهای اجباری، فاکتور مربوطه توسط سامانه مودیان رد خواهد شد. پس در زمان تعریف طرف حساب، دقت لازم را به‌خرج دهید و از صحت اطلاعات اطمینان حاصل کنید. اگر حتی یکی از اطلاعات با ثبت رسمی تطابق نداشته باشد، پیام خطا دریافت خواهید کرد.

۷. معرفی کالا یا خدمت در سیستم دژاوو

پس از تعریف طرف حساب، گام بعدی، ثبت دقیق کالا یا خدماتی است که قرار است در فاکتور آورده شود. در نرم‌افزار دژاوو، بخشی به نام «معرفی کالا» وجود دارد که باید تمام محصولات یا خدمات شرکت در آنجا تعریف شوند.

نکات مهم هنگام معرفی کالا:

• شناسه کالا: مهم‌ترین فیلد این بخش شناسه کالا است که باید از سایت “stuffed.tax.gov.ir” دریافت شود. این شناسه به‌صورت رسمی و یکتا برای هر کالا یا خدمت در نظر گرفته شده است.

• مطابقت معاف یا مشمول بودن با شناسه کالا: اگر کالای شما مشمول مالیات و عوارض نیست (معاف است)، حتماً باید شناسه‌ای وارد کنید که وضعیت آن نیز معاف باشد. در غیر این صورت، ارسال فاکتور با مشکل روبه‌رو خواهد شد.

• واحد کالا: برای هر کالا باید یک واحد مشخص کنید (مثلاً متر، کیلوگرم، بسته و …). دقت کنید که کد واحد باید مطابق جدول سامانه مودیان باشد. برای مثال، برای “متر” کد 165 است.

• مالیات و عوارض: اگر کالا مشمول مالیات است، تیک مربوط به مالیات را بزنید و نرخ مالیات (مثلاً 9 درصد) را تعیین کنید. در غیر این صورت، این گزینه را غیرفعال بگذارید.

با انجام صحیح این مرحله، کالاها آماده درج در فاکتور هستند. اشتباه در وارد کردن شناسه کالا، یکی از رایج‌ترین خطاهایی است که منجر به رد فاکتور توسط سامانه مودیان می‌شود.

۸. ثبت فاکتور فروش در نرم‌افزار دژاوو

پس از تکمیل اطلاعات طرف حساب و معرفی کالا، اکنون می‌توانید فاکتور فروش را ثبت کنید. در بخش “عملیات فروش”، با انتخاب “ایجاد فاکتور جدید”، یک فاکتور جدید ایجاد کرده و اطلاعات را وارد نمایید.

مراحل ثبت فاکتور:

1. انتخاب نام طرف حساب از لیست ثبت‌شده‌ها

2. انتخاب کالا یا خدمات و وارد کردن تعداد، مبلغ، مالیات و …

3. بررسی وضعیت تسویه فاکتور (نقد یا نسیه)

4. تایید و ذخیره فاکتور

در این مرحله دقت کنید که نوع فاکتور را نیز مشخص کنید:

• نوع اول: اطلاعات کامل طرف حساب ثبت شده است.

• نوع دوم: اطلاعاتی از طرف حساب موجود نیست یا مشتری مصرف‌کننده نهایی است.

اگر اطلاعات کامل دارید، نوع اول را انتخاب کنید. در غیر این صورت، برای مصرف‌کننده نهایی یا مشتریان ناشناس، نوع دوم را انتخاب نمایید. همچنین، اگر تسویه فاکتور به صورت نسیه باشد ولی بخواهید فاکتور را به‌صورت نقدی ارسال کنید، این امکان در نرم‌افزار فراهم شده تا با تنظیمات خاصی این کار انجام شود.

۹. ارسال فاکتور به سامانه مودیان

اکنون فاکتور شما آماده ارسال است. برای این کار به منوی “عملیات مالی – صورتحساب الکترونیکی سامانه مودیان” بروید و فاکتورهای ثبت‌شده را مشاهده کنید. سپس با انتخاب فاکتور و کلیک روی گزینه “ارسال”، فاکتور را به سامانه ارسال نمایید.

نکات مهم در ارسال:

• بازه زمانی ارسال فاکتور: باید حداکثر طی ۱۲ روز از تاریخ صدور ارسال شود. در غیر این صورت، باید تیک ارسال با تاریخ ثبت را بزنید.

• بررسی پیغام‌های سامانه: پس از ارسال، اگر اطلاعات ناقص یا مغایرت وجود داشته باشد، پیغام‌های خطا ظاهر می‌شود.

• شماره مالیاتی فاکتور: در صورت تایید موفق، یک شماره اختصاصی به هر فاکتور تعلق می‌گیرد.

همیشه قبل از ارسال، اطلاعات را به‌دقت بررسی کنید. کوچک‌ترین اشتباه در کد اقتصادی، شناسه کالا، یا حتی نرخ مالیات می‌تواند موجب رد فاکتور توسط سامانه شود.

۱۰. اصلاح، ابطال و برگشت از فروش

گاهی پس از ارسال فاکتور نیاز به اصلاحات یا ابطال وجود دارد. نرم‌افزار دژاوو این قابلیت را در قالب چند گزینه ارائه می‌دهد:

اصلاح فاکتور:

برای زمانی است که می‌خواهید تعداد یا مبلغ یک کالا را تغییر دهید. تغییر در شناسه طرف حساب یا مالیات امکان‌پذیر نیست و در این صورت باید ابطال شود.

ابطال فاکتور:

در صورتی‌که فاکتور اشتباه ارسال شده باشد، می‌توانید با گزینه ابطال، آن را حذف کرده و فاکتور جدید ثبت نمایید.

برگشت از فروش:

اگر مشتری کالایی را بازگرداند، با استفاده از این گزینه و انتخاب کالای مربوطه، مقدار بازگشتی را ثبت کرده و ارسال نمایید. فاکتور فروش به‌صورت خودکار آپدیت خواهد شد.

تمام این گزینه‌ها باید با هماهنگی طرف حساب و پس از تایید اصلاح قبلی (در صورت وجود) انجام گیرد. سامانه اجازه ارسال چند اصلاحیه همزمان را نمی‌دهد و باید به ترتیب تایید شوند.

۱۱. بررسی خطاها و پیام‌های سامانه مودیان

یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در فرآیند ارسال صورتحساب الکترونیکی، دریافت و تحلیل پیام‌ها و خطاهای بازگشتی از سامانه مودیان است. بسیاری از کاربران ممکن است در حین ارسال فاکتورها با ارورهایی مواجه شوند که مانع ثبت نهایی فاکتور در سامانه می‌شود. این پیام‌ها معمولا به دلایل مختلفی ایجاد می‌شوند، از جمله عدم تطابق اطلاعات ثبت‌شده با دیتابیس سامانه.

رایج‌ترین خطاها عبارت‌اند از:

• خطای نرخ مالیات: زمانی رخ می‌دهد که نرخ مالیات واردشده در فاکتور با شناسه کالای مربوطه مطابقت ندارد. باید حتما تیک مربوط به مالیات عوارض برداشته شود یا نرخ اصلاح شود.

• خطای مربوط به شناسه کالا: اگر شناسه‌ای که وارد کرده‌اید معتبر نباشد یا در دسته‌بندی مشخص سامانه نباشد، ارسال انجام نمی‌شود.

• خطای طرف حساب: وقتی که اطلاعات طرف حساب ناقص یا اشتباه باشد (مثل کد ملی نامعتبر یا کد اقتصادی قدیمی).

• خطای زمان ارسال: اگر فاکتور در بازه‌ی ۱۲ روزه تعیین‌شده ارسال نشود و گزینه مربوط به ارسال با تاریخ ثبت فعال نباشد.

برای رفع این خطاها، کاربر باید وارد تنظیمات مربوطه شده و موارد را به‌درستی و مطابق با داده‌های رسمی وارد کند. هر فاکتور ردشده در سامانه تا زمان اصلاح قابل ارسال مجدد نیست.

۱۲. کار با الگوهای مختلف صورتحساب در دژاوو

نرم‌افزار دژاوو علاوه بر الگوی استاندارد فروش، قابلیت پشتیبانی از چندین الگوی خاص را برای حوزه‌های مختلف اقتصادی فراهم کرده است. این الگوها، بسته به نوع فعالیت کسب‌وکار، اطلاعات خاصی را نیاز دارند.

الف) الگوی چهارم – قرارداد پیمانکاری

در این الگو یک ستون اضافه به نام “شماره قرارداد” وجود دارد. این شماره باید از پیش در کارپوشه پیمانکار یا کارفرما ثبت و تایید شده باشد. فاکتورهایی که با این الگو ارسال می‌شوند، به قرارداد مشخصی مرتبط می‌شوند.

ب) الگوی ششم – بلیت هواپیما

این الگو اطلاعاتی نظیر نام مسافر، کد ملی، شماره گذرنامه، و نوع پرواز را دریافت می‌کند. آژانس‌های هواپیمایی باید از این الگو استفاده کنند تا فاکتورشان قابل پذیرش باشد.

ج) الگوی هفتم – صادرات

در این الگو نیاز است اطلاعات مربوط به برگ سبز گمرکی، وزن، ارزش کالا و نوع صادرات درج شود. تفاوت این الگو با سایر الگوها در این است که نوع طرف حساب در آن می‌تواند “ناشناس” باشد و همچنان با نوع اول ارسال شود.

هر یک از این الگوها در نرم‌افزار دژاوو دارای فرم مخصوص به خود هستند و فیلدهایی که باید تکمیل شوند متفاوت است. انتخاب اشتباه الگو می‌تواند باعث رد فاکتور شود.

۱۳. تنظیمات پیشرفته فرم صورتحساب

در داخل فرم ارسال صورتحساب، بخشی به نام تنظیمات پیشرفته وجود دارد که امکانات بیشتری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. این تنظیمات معمولاً برای کاربرانی که نیاز به درج جزئیات بیشتر یا کنترل رفتار ارسال دارند مفید است.

برخی از تنظیمات کاربردی عبارت‌اند از:

• نحوه ارسال شرح کالا: می‌توان تعیین کرد که شرح کالا از روی نام کالا، توضیحات سطری فاکتور یا هر دو گرفته شود.

• ارسال تعداد بدون ضرب در واحد: مخصوص زمانی که کالاها در بسته‌بندی خاصی هستند و نمی‌خواهید تعداد ضرب‌در واحد نشان داده شود.

• تعیین نحوه تسویه: انتخاب بین نقد و نسیه، مخصوصاً در حالت ارسال با نوع دوم که حتماً باید نقد انتخاب شود.

استفاده از این گزینه‌ها باعث می‌شود ارسال فاکتور با دقت و مطابقت بیشتری با واقعیت‌های تجاری انجام شود و از ارورهای احتمالی جلوگیری شود.

۱۴. نکات کلیدی برای جلوگیری از خطا در ارسال صورتحساب

در این بخش به چند نکته کلیدی اشاره می‌کنیم که رعایت آن‌ها می‌تواند از بروز خطاهای رایج جلوگیری کند و روند ارسال صورتحساب را بسیار روان‌تر نماید:

1. استفاده از شناسه کالا معتبر: شناسه باید از سایت رسمی دریافت شده باشد و با وضعیت کالا (معاف یا مشمول) مطابقت داشته باشد.

2. اطلاعات طرف حساب را دقیق وارد کنید: کد ملی، کد پستی، شناسه ملی، کد اقتصادی، همه باید صحیح و جدید باشند.

3. از توکن لاگین شده استفاده کنید: در صورت استفاده از توکن سخت‌افزاری، حتماً باید رمز عبور وارد شده و توکن لاگین شده باشد.

4. بررسی تاریخ ارسال: فاکتورهای خارج از بازه ۱۲ روزه حتماً باید با تیک ارسال با تاریخ ثبت ارسال شوند.

5. الگوی درست را انتخاب کنید: بسته به نوع فعالیت کسب‌وکار، از الگوی صحیح (مثلاً صادرات، بلیت هواپیما، پیمانکاری) استفاده شود.

۱۵. نتیجه‌گیری

ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان با استفاده از نرم‌افزار دژاوو، گرچه در ظاهر کاری فنی به‌نظر می‌رسد، اما با درک صحیح مراحل و توجه به جزئیات، بسیار ساده‌تر از چیزی است که به‌نظر می‌رسد. دژاوو با امکانات متنوعی که در اختیار کاربران قرار می‌دهد، عملاً تمام پیچیدگی‌های فنی را برای کسب‌وکارها ساده‌سازی کرده است.

با رعایت تمامی اصولی که در این مقاله اشاره شد—از تعریف دقیق طرف حساب گرفته تا ثبت صحیح فاکتور و بررسی پیام‌های سامانه—می‌توانید با اطمینان خاطر فاکتورهای خود را ثبت و ارسال کنید. همچنین در صورت نیاز به اصلاح، ابطال یا برگشت از فروش نیز ابزارهای کافی در دسترس هستند تا فرآیند بدون دردسر انجام شود.

سامانه مودیان آمده تا شفافیت اقتصادی را تقویت کند و دژاوو یکی از بهترین ابزارهای همراه شما در این مسیر است.

پرسش‌های متداول (FAQs)

۱. آیا می‌توان فاکتورهای قدیمی را به سامانه ارسال کرد؟
بله، ولی باید تیک ارسال با تاریخ صدور را بزنید و در بازه‌ی ۱۲ روزه باشید.

۲. آیا می‌توان بدون توکن، صورتحساب ارسال کرد؟
بله، با استفاده از فایل گواهی CSR که از سایت جیکا دریافت می‌کنید.

۳. اگر کالا شناسه نداشته باشد، چه باید کرد؟
شناسه باید از سایت stuffed.tax.gov.ir دریافت شود؛ بدون شناسه، فاکتور رد می‌شود.

۴. در صورتی که اصلاحی ثبت شود، آیا می‌توان دوباره اصلاح کرد؟
خیر، باید منتظر تایید اصلاح قبلی بمانید تا اصلاح جدید ارسال شود.

۵. آیا اطلاعات طرف حساب نادرست باشد، فاکتور ارسال می‌شود؟
خیر، فاکتور با اطلاعات ناقص یا نادرست رد شده و پیغام خطا صادر می‌شود.